Please be aware that additional documentation might need to be filed with the UBO Register by 30 April 2021.
Since 11 October 2020, in addition to the obligation to register their UBOs with the UBO Register, officers of Belgian companies, nonprofit associations and foundations are required to provide documents establishing that information filed with the UBO Register on the UBOs is "appropriate, accurate and up-to-date" (cf. art. 3 para. 1, 16° and para. 2, 13° of royal decree dated 30 July 2018 added by royal decree dated 23 September 2020). Legal entities that registered their UBOs before 11 October 2020 must file all relevant supporting documentation on 30 April 2021 at the latest.
Officers of Belgian companies, nonprofit associations and foundations are to assess which relevant documents, if any, they need to file with the UBO Register. Such documents may be copies of, for example, an extract from the registered share register, a shareholders' agreement, the bylaws, minutes of the general meeting, a notarial deed or any other document (legalized if coming from a third country) showing that the information on the UBOs is appropriate, accurate and up-to-date. The comments issued by the UBO Register itself do not specify whether it is required to file appointments of directors and officers of companies and nonprofit associations in which no one owns or controls more than 25% of the votes when these appointments are duly published in the Belgian State Gazette. Since these appointments are already public by virtue of their publication in the Belgian State Gazette and by virtue of being recorded by the Crossroad Bank for Enterprises (online register of commerce), filing with the UBO Register data that are already published does not seem to be required.
The supporting documents are to be filed with the UBO Register by uploads via the online MyMinfin platform.
These documents will only be accessible to the competent authorities, to the exclusion of other entities such as the Belgian National Bank, financial institutions, insurance companies, civil-law notaries, accountants and lawyers in the context of the fulfilment of obligations regarding vigilance towards clients, and citizens (art. 8 para. 1 second indent, 9 para. 1 and 10 para. 1 of royal decree dated 30 July 2018).
For any question, please contact the following persons:
__________________________________________
Belgique – Registre UBO
Obligation de fournir tout document démontrant que les informations relatives aux UBOs enregistrés sont adéquates, exactes et actuelles.
Il est important de noter que des documents supplémentaires pourraient devoir être fournis au Registre UBO pour le 30 avril 2021.
Depuis le 11 octobre 2020, outre l'obligation d'enregistrer les UBOs dans le Registre UBO, les représentants des sociétés, ASBL et fondations belges sont tenus de fournir tout document démontrant que les informations sur les UBOs enregistrées dans le Registre UBO sont "adéquates, exactes et actuelles" (cf. art. 3 § 1, 16° et § 2, 13° de l'arrêté royal du 30 juillet 2018 ajoutés par l'arrêté royal du 23 septembre 2020). Les personnes morales ayant enregistré leurs UBOs avant le 11 octobre 2020 doivent fournir tout document justificatif pour le 30 avril 2021 au plus tard.
Les représentants des sociétés, ASBL et fondations belges doivent déterminer quels sont les documents pertinents à fournir au Registre UBO. Ces documents peuvent être un extrait du registre des actions nominatives, un pacte d'actionnaires, les statuts, un procès-verbal de l'assemblée générale, un acte notarié ou tout autre document (légalisé s'il émane d'un pays tiers) qui permet de démontrer le caractère adéquat, exact et actuel des informations sur les UBOs enregistrés. Les commentaires émis par le Registre UBO lui-même ne précisent pas si par exemple doivent être fournies les nominations des administrateurs et des représentants légaux de sociétés et ASBL dans lesquelles personne ne détient ou ne contrôle plus de 25% des voix, lorsque ces nominations ont dûment été publiées au Moniteur belge. Dès lors que ces nominations sont déjà accessibles au public en raison de leur publication au Moniteur belge et à la Banque-Carrefour des Entreprises, il semble bien que fournir au Registre UBO des données déjà publiées n'est pas requis.
Les documents justificatifs doivent être déposés par téléchargement sur la plateforme en ligne MyMinfin.
Ces documents seront accessibles uniquement aux autorités compétentes et en aucun cas aux entités assujetties et membres du grand public (art. 8 § 1 al. 2, 9 § 1 et 10 § 1 de l'arrêté royal du 30 juillet 2018). Les entités assujetties comprennent notamment la Banque Nationale de Belgique, les institutions financières, les compagnies d'assurance, les notaires, les comptables et les avocats dans le cadre de l’exécution de leurs obligations en matière de vigilance à l’égard de la clientèle.
Pour toute question, vous pouvez contacter les personnes suivantes:
Please be aware that additional documentation might need to be filed with the UBO Register by 30 April 2021.
Since 11 October 2020, in addition to the obligation to register their UBOs with the UBO Register, officers of Belgian companies, nonprofit associations and foundations are required to provide documents establishing that information filed with the UBO Register on the UBOs is "appropriate, accurate and up-to-date" (cf. art. 3 para. 1, 16° and para. 2, 13° of royal decree dated 30 July 2018 added by royal decree dated 23 September 2020). Legal entities that registered their UBOs before 11 October 2020 must file all relevant supporting documentation on 30 April 2021 at the latest.
Officers of Belgian companies, nonprofit associations and foundations are to assess which relevant documents, if any, they need to file with the UBO Register. Such documents may be copies of, for example, an extract from the registered share register, a shareholders' agreement, the bylaws, minutes of the general meeting, a notarial deed or any other document (legalized if coming from a third country) showing that the information on the UBOs is appropriate, accurate and up-to-date. The comments issued by the UBO Register itself do not specify whether it is required to file appointments of directors and officers of companies and nonprofit associations in which no one owns or controls more than 25% of the votes when these appointments are duly published in the Belgian State Gazette. Since these appointments are already public by virtue of their publication in the Belgian State Gazette and by virtue of being recorded by the Crossroad Bank for Enterprises (online register of commerce), filing with the UBO Register data that are already published does not seem to be required.
The supporting documents are to be filed with the UBO Register by uploads via the online MyMinfin platform.
These documents will only be accessible to the competent authorities, to the exclusion of other entities such as the Belgian National Bank, financial institutions, insurance companies, civil-law notaries, accountants and lawyers in the context of the fulfilment of obligations regarding vigilance towards clients, and citizens (art. 8 para. 1 second indent, 9 para. 1 and 10 para. 1 of royal decree dated 30 July 2018).
For any question, please contact the following persons:
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Belgique – Registre UBO
Obligation de fournir tout document démontrant que les informations relatives aux UBOs enregistrés sont adéquates, exactes et actuelles.
Il est important de noter que des documents supplémentaires pourraient devoir être fournis au Registre UBO pour le 30 avril 2021.
Depuis le 11 octobre 2020, outre l'obligation d'enregistrer les UBOs dans le Registre UBO, les représentants des sociétés, ASBL et fondations belges sont tenus de fournir tout document démontrant que les informations sur les UBOs enregistrées dans le Registre UBO sont "adéquates, exactes et actuelles" (cf. art. 3 § 1, 16° et § 2, 13° de l'arrêté royal du 30 juillet 2018 ajoutés par l'arrêté royal du 23 septembre 2020). Les personnes morales ayant enregistré leurs UBOs avant le 11 octobre 2020 doivent fournir tout document justificatif pour le 30 avril 2021 au plus tard.
Les représentants des sociétés, ASBL et fondations belges doivent déterminer quels sont les documents pertinents à fournir au Registre UBO. Ces documents peuvent être un extrait du registre des actions nominatives, un pacte d'actionnaires, les statuts, un procès-verbal de l'assemblée générale, un acte notarié ou tout autre document (légalisé s'il émane d'un pays tiers) qui permet de démontrer le caractère adéquat, exact et actuel des informations sur les UBOs enregistrés. Les commentaires émis par le Registre UBO lui-même ne précisent pas si par exemple doivent être fournies les nominations des administrateurs et des représentants légaux de sociétés et ASBL dans lesquelles personne ne détient ou ne contrôle plus de 25% des voix, lorsque ces nominations ont dûment été publiées au Moniteur belge. Dès lors que ces nominations sont déjà accessibles au public en raison de leur publication au Moniteur belge et à la Banque-Carrefour des Entreprises, il semble bien que fournir au Registre UBO des données déjà publiées n'est pas requis.
Les documents justificatifs doivent être déposés par téléchargement sur la plateforme en ligne MyMinfin.
Ces documents seront accessibles uniquement aux autorités compétentes et en aucun cas aux entités assujetties et membres du grand public (art. 8 § 1 al. 2, 9 § 1 et 10 § 1 de l'arrêté royal du 30 juillet 2018). Les entités assujetties comprennent notamment la Banque Nationale de Belgique, les institutions financières, les compagnies d'assurance, les notaires, les comptables et les avocats dans le cadre de l’exécution de leurs obligations en matière de vigilance à l’égard de la clientèle.
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