Since 11 October 2020, in addition to the obligation to register their UBOs with the UBO Register, officers of Belgian companies, nonprofit associations and foundations are required to provide documents establishing that information filed with the UBO Register on the UBOs is "appropriate, accurate and up-to-date" (cf. art. 3 para. 1, 16° and para. 2, 13° of royal decree dated 30 July 2018 added by royal decree dated 23 September 2020). Legal entities that registered their UBOs before 11 October 2020 must file all relevant supporting documentation on 31 August 2021 at the latest. The deadline, initially set for 30 April 2021, was extended by the Minister of Finance in consultation with the Treasury Administration, which is in charge of the UBO Register.
Officers of Belgian companies, nonprofit associations and foundations are to assess which supporting documents they need to file with the UBO Register.
In the last version of its FAQ, dated 31 March 2021, the Treasury Administration provides further guidance on registration requirements as well as clarification on supporting documents: https://finances.belgium.be/sites/default/files/thesaurie/ubo/20210331_FAQ_UBO_FR.pdf (in French). Such documents may be copies of, for example, an extract from the share register, a shareholders' agreement, the bylaws, minutes of the general meeting, a notarial deed or any other document showing that the information on the UBOs is appropriate, accurate and up-to-date. The option for companies to register third category UBOs (main managers, directors) is only allowed if no UBO of category 1 or 2 is identified or if there is doubt as to whether the identified person(s) is or are the UBOs. In such a case, "any documentation explaining why no UBO of category 1 or 2 is identified or why it is not certain that the identified person(s) is/are the [UBO] or, if applicable, a copy of letters demonstrating the reason why no UBO of category 1 or 2 could be identified" should be provided (see FAQ sections 2.5.8 and 2.7). It is also mentioned that electronic registers of registered securities (share registers) meeting the regulatory standards are admissible as supporting documents and that IT developments are underway to link them to the UBO Register. In case of dismemberment of the ownership of shares, both the data of the bare owners and of the beneficiaries of the usufruct (even if they are the only ones controlling the votes) must be registered. Would this new - extensive - interpretation mean that not only a positive fact (the fact of being a UBO owning or controlling a Belgian entity), but also a negative fact (the fact of not having control of the entity for lack of enough shares) must be proven?
In other words, it could now be necessary to provide a list of all shareholders of a company or to prove that searches were duly but unsuccessfully carried out to identify these shareholders and the control they would or would not exercise, which would make it possible to register only the main managers.
Regarding the appointments of main managers duly published in the Belgian State Gazette and with the Crossroad Bank for Enterprises and therefore already rendered public, the Treasury Administration nevertheless requires uploading the publications in the Belgian State Gazette, and announces for this purpose "IT developments to allow the extraction of supporting documents (...) already published in the Belgian State Gazette".
The supporting documents are to be filed with the UBO Register by uploads via the online MyMinfin platform.
These documents will only be accessible to the competent authorities, to the exclusion of other entities such as the Belgian National Bank, financial institutions, insurance companies, civil-law notaries, accountants and lawyers in the context of the fulfilment of obligations regarding vigilance towards clients, and citizens (art. 8 para. 1 second indent, 9 para. 1 and 10 para. 1 of royal decree dated 30 July 2018).
For any question, please contact the following persons:
Timothy Speelman Hubert André-Dumont Nathalie Locht
Partner, Lawyer Of Counsel, Lawyer Lawyer
+32 2 629 42 54 +32 2 629 42 60 +32 2 629 42 65
+32 476 21 23 85 +32 475 29 41 88 +32 474 96 90 58
tspeelman@akd.eu handredumont@akd.eu nlocht@akd.eu
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BELGIQUE – Registre UBO
Obligation de fournir tout document démontrant que les informations relatives aux UBOs enregistrés sont adéquates, exactes et actuelles
Depuis le 11 octobre 2020, outre l'obligation d'enregistrer les UBOs dans le Registre UBO, les représentants des sociétés, ASBL et fondations belges sont tenus de fournir tout document démontrant que les informations sur les UBOs enregistrées dans le Registre UBO sont "adéquates, exactes et actuelles" (cf. art. 3 § 1, 16° et § 2, 13° de l'arrêté royal du 30 juillet 2018 ajoutés par l'arrêté royal du 23 septembre 2020). Les personnes morales ayant enregistré leurs UBOs avant le 11 octobre 2020 doivent fournir tout document justificatif pour le 31 août 2021 au plus tard. L'échéance, initialement fixée au 30 avril 2021, vient d'être prolongée par le Ministre des Finances en concertation avec l'Administration de la Trésorerie, laquelle est en charge de la tenue du Registre UBO.
Les représentants des sociétés, ASBL et fondations belges doivent déterminer quels sont les documents probants à fournir au Registre UBO.
Dans la dernière version de son FAQ, datée du 31 mars 2021, l'Administration de la Trésorerie donne de nouvelles indications sur les obligations d'enregistrement ainsi que des précisions sur les documents probants: https://finances.belgium.be/sites/default/files/thesaurie/ubo/20210331_FAQ_UBO_FR.pdf. Ces documents peuvent être un extrait du registre des actions nominatives, un pacte d'actionnaires, les statuts, un procès-verbal de l'assemblée générale, un acte notarié ou tout autre document qui permet de démontrer le caractère adéquat, exact et actuel des informations sur les UBOs enregistrés. L'option de ne déclarer pour des sociétés que des UBO de troisième catégorie (dirigeants principaux, administrateurs) n'est admise que lorsqu'aucun UBO de la catégorie 1 ou 2 n'est identifié ou s’il existe un doute quant à savoir si la ou les personnes identifiées sont les UBO. Dans ce cas, il convient de fournir "tout document expliquant pourquoi aucune des personnes visées par la catégorie 1 ou 2 n'est identifié ou pourquoi il n'est pas certain que la ou les personnes identifiées soient les [UBO] ou, le cas échéant copie de courriers démontrant la raison pour laquelle aucun UBO de 1ère ou de 2ième catégorie n'a pu être identifié" (cf. sections 2.5.8 et 2.7 des FAQ). Il est également mentionné que les registres électroniques des titres nominatifs (registres d'actionnaires) répondant aux normes réglementaires sont admissibles comme documents probants et que des développements informatiques sont en cours pour les relier au Registre UBO. En cas de démembrement de la propriété des actions, tant les données des nu-propriétaires que des usufruitiers (même si ce sont eux seuls qui contrôlent les voix) doivent être enregistrées. Cette nouvelle interprétation – extensive – reviendrait-elle dès lors non seulement à devoir prouver un fait positif (le fait d'être un UBO possédant ou contrôlant une entité redevable de l'information), mais aussi un fait négatif (le fait de ne pas détenir le contrôle de l'entité faute d'avoir suffisamment d'actions)?
Autrement dit, il conviendrait désormais de fournir la liste de tous les actionnaires d'une société ou de prouver que des recherches ont dûment mais vainement été effectuées pour identifier ces actionnaires et le contrôle qu'ils exerceraient ou n'exerceraient pas, ce qui permettrait à défaut de n'enregistrer que les dirigeants principaux.
En ce qui concerne les nominations des dirigeants principaux dûment publiées au Moniteur belge et à la Banque-Carrefour des Entreprises et donc déjà publiques, l'Administration de la Trésorerie n'en exige pas moins le téléchargement des publications au Moniteur belge, et annonce à cet effet "des développements informatiques pour permettre l'extraction de documents probants (...) déjà publiés au Moniteur belge".
Les documents justificatifs doivent être déposés par téléchargement sur la plateforme en ligne MyMinfin.
Ces documents seront accessibles uniquement aux autorités compétentes et en aucun cas aux entités assujetties et membres du grand public (art. 8 § 1 al. 2, 9 § 1 et 10 § 1 de l'arrêté royal du 30 juillet 2018). Les entités assujetties comprennent notamment la Banque Nationale de Belgique, les institutions financières, les compagnies d'assurance, les notaires, les comptables et les avocats dans le cadre de l’exécution de leurs obligations en matière de vigilance à l’égard de la clientèle.
Pour toute question, vous pouvez contacter les personnes suivantes:
Timothy Speelman Hubert André-Dumont Nathalie Locht
Partner, Avocat Of Counsel, Avocat Avocate
+32 2 629 42 54 +32 2 629 42 60 +32 2 629 42 65
+32 476 21 23 85 +32 475 29 41 88 +32 474 96 90 58
tspeelman@akd.eu handredumont@akd.eu nlocht@akd.eu
Since 11 October 2020, in addition to the obligation to register their UBOs with the UBO Register, officers of Belgian companies, nonprofit associations and foundations are required to provide documents establishing that information filed with the UBO Register on the UBOs is "appropriate, accurate and up-to-date" (cf. art. 3 para. 1, 16° and para. 2, 13° of royal decree dated 30 July 2018 added by royal decree dated 23 September 2020). Legal entities that registered their UBOs before 11 October 2020 must file all relevant supporting documentation on 31 August 2021 at the latest. The deadline, initially set for 30 April 2021, was extended by the Minister of Finance in consultation with the Treasury Administration, which is in charge of the UBO Register.
Officers of Belgian companies, nonprofit associations and foundations are to assess which supporting documents they need to file with the UBO Register.
In the last version of its FAQ, dated 31 March 2021, the Treasury Administration provides further guidance on registration requirements as well as clarification on supporting documents: https://finances.belgium.be/sites/default/files/thesaurie/ubo/20210331_FAQ_UBO_FR.pdf (in French). Such documents may be copies of, for example, an extract from the share register, a shareholders' agreement, the bylaws, minutes of the general meeting, a notarial deed or any other document showing that the information on the UBOs is appropriate, accurate and up-to-date. The option for companies to register third category UBOs (main managers, directors) is only allowed if no UBO of category 1 or 2 is identified or if there is doubt as to whether the identified person(s) is or are the UBOs. In such a case, "any documentation explaining why no UBO of category 1 or 2 is identified or why it is not certain that the identified person(s) is/are the [UBO] or, if applicable, a copy of letters demonstrating the reason why no UBO of category 1 or 2 could be identified" should be provided (see FAQ sections 2.5.8 and 2.7). It is also mentioned that electronic registers of registered securities (share registers) meeting the regulatory standards are admissible as supporting documents and that IT developments are underway to link them to the UBO Register. In case of dismemberment of the ownership of shares, both the data of the bare owners and of the beneficiaries of the usufruct (even if they are the only ones controlling the votes) must be registered. Would this new - extensive - interpretation mean that not only a positive fact (the fact of being a UBO owning or controlling a Belgian entity), but also a negative fact (the fact of not having control of the entity for lack of enough shares) must be proven?
In other words, it could now be necessary to provide a list of all shareholders of a company or to prove that searches were duly but unsuccessfully carried out to identify these shareholders and the control they would or would not exercise, which would make it possible to register only the main managers.
Regarding the appointments of main managers duly published in the Belgian State Gazette and with the Crossroad Bank for Enterprises and therefore already rendered public, the Treasury Administration nevertheless requires uploading the publications in the Belgian State Gazette, and announces for this purpose "IT developments to allow the extraction of supporting documents (...) already published in the Belgian State Gazette".
The supporting documents are to be filed with the UBO Register by uploads via the online MyMinfin platform.
These documents will only be accessible to the competent authorities, to the exclusion of other entities such as the Belgian National Bank, financial institutions, insurance companies, civil-law notaries, accountants and lawyers in the context of the fulfilment of obligations regarding vigilance towards clients, and citizens (art. 8 para. 1 second indent, 9 para. 1 and 10 para. 1 of royal decree dated 30 July 2018).
For any question, please contact the following persons:
Timothy Speelman Hubert André-Dumont Nathalie Locht
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+32 2 629 42 54 +32 2 629 42 60 +32 2 629 42 65
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Obligation de fournir tout document démontrant que les informations relatives aux UBOs enregistrés sont adéquates, exactes et actuelles
Depuis le 11 octobre 2020, outre l'obligation d'enregistrer les UBOs dans le Registre UBO, les représentants des sociétés, ASBL et fondations belges sont tenus de fournir tout document démontrant que les informations sur les UBOs enregistrées dans le Registre UBO sont "adéquates, exactes et actuelles" (cf. art. 3 § 1, 16° et § 2, 13° de l'arrêté royal du 30 juillet 2018 ajoutés par l'arrêté royal du 23 septembre 2020). Les personnes morales ayant enregistré leurs UBOs avant le 11 octobre 2020 doivent fournir tout document justificatif pour le 31 août 2021 au plus tard. L'échéance, initialement fixée au 30 avril 2021, vient d'être prolongée par le Ministre des Finances en concertation avec l'Administration de la Trésorerie, laquelle est en charge de la tenue du Registre UBO.
Les représentants des sociétés, ASBL et fondations belges doivent déterminer quels sont les documents probants à fournir au Registre UBO.
Dans la dernière version de son FAQ, datée du 31 mars 2021, l'Administration de la Trésorerie donne de nouvelles indications sur les obligations d'enregistrement ainsi que des précisions sur les documents probants: https://finances.belgium.be/sites/default/files/thesaurie/ubo/20210331_FAQ_UBO_FR.pdf. Ces documents peuvent être un extrait du registre des actions nominatives, un pacte d'actionnaires, les statuts, un procès-verbal de l'assemblée générale, un acte notarié ou tout autre document qui permet de démontrer le caractère adéquat, exact et actuel des informations sur les UBOs enregistrés. L'option de ne déclarer pour des sociétés que des UBO de troisième catégorie (dirigeants principaux, administrateurs) n'est admise que lorsqu'aucun UBO de la catégorie 1 ou 2 n'est identifié ou s’il existe un doute quant à savoir si la ou les personnes identifiées sont les UBO. Dans ce cas, il convient de fournir "tout document expliquant pourquoi aucune des personnes visées par la catégorie 1 ou 2 n'est identifié ou pourquoi il n'est pas certain que la ou les personnes identifiées soient les [UBO] ou, le cas échéant copie de courriers démontrant la raison pour laquelle aucun UBO de 1ère ou de 2ième catégorie n'a pu être identifié" (cf. sections 2.5.8 et 2.7 des FAQ). Il est également mentionné que les registres électroniques des titres nominatifs (registres d'actionnaires) répondant aux normes réglementaires sont admissibles comme documents probants et que des développements informatiques sont en cours pour les relier au Registre UBO. En cas de démembrement de la propriété des actions, tant les données des nu-propriétaires que des usufruitiers (même si ce sont eux seuls qui contrôlent les voix) doivent être enregistrées. Cette nouvelle interprétation – extensive – reviendrait-elle dès lors non seulement à devoir prouver un fait positif (le fait d'être un UBO possédant ou contrôlant une entité redevable de l'information), mais aussi un fait négatif (le fait de ne pas détenir le contrôle de l'entité faute d'avoir suffisamment d'actions)?
Autrement dit, il conviendrait désormais de fournir la liste de tous les actionnaires d'une société ou de prouver que des recherches ont dûment mais vainement été effectuées pour identifier ces actionnaires et le contrôle qu'ils exerceraient ou n'exerceraient pas, ce qui permettrait à défaut de n'enregistrer que les dirigeants principaux.
En ce qui concerne les nominations des dirigeants principaux dûment publiées au Moniteur belge et à la Banque-Carrefour des Entreprises et donc déjà publiques, l'Administration de la Trésorerie n'en exige pas moins le téléchargement des publications au Moniteur belge, et annonce à cet effet "des développements informatiques pour permettre l'extraction de documents probants (...) déjà publiés au Moniteur belge".
Les documents justificatifs doivent être déposés par téléchargement sur la plateforme en ligne MyMinfin.
Ces documents seront accessibles uniquement aux autorités compétentes et en aucun cas aux entités assujetties et membres du grand public (art. 8 § 1 al. 2, 9 § 1 et 10 § 1 de l'arrêté royal du 30 juillet 2018). Les entités assujetties comprennent notamment la Banque Nationale de Belgique, les institutions financières, les compagnies d'assurance, les notaires, les comptables et les avocats dans le cadre de l’exécution de leurs obligations en matière de vigilance à l’égard de la clientèle.
Pour toute question, vous pouvez contacter les personnes suivantes:
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