Aandeelhoudersvergaderingen in tijden van het coronavirus

25 maart 2020 | Blog

Het coronavirus (COVID-19) raakt ook de (jaarlijkse) aandeelhoudersvergaderingen van Nederlandse bedrijven. Vanwege de nieuwe overheidsmaatregelen mogen fysieke vergaderingen in ieder geval tot 1 juni 2020 niet plaatsvinden. Alle bijeenkomsten en evenementen zijn immers tot 1 juni 2020 verboden, ook als het gaat om bijeenkomsten met minder dan honderd personen. In hoeverre is het dan nog mogelijk om aandeelhoudersbesluiten te nemen? En kan een aandeelhoudersvergadering volledig virtueel plaatsvinden? In dit blog zal ik deze vragen behandelen. Daarnaast ga ik in op de mogelijkheid van besluitvorming buiten vergadering en op de gevolgen van een gebrekkig besluit. Ik beperk mij in dit blog tot de aandeelhoudersvergadering binnen de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (B.V).

Aandeelhoudersbesluiten binnen de B.V.

Een aantal besluiten binnen de B.V. moet dwingendrechtelijk door de algemene vergadering worden genomen. Dat geldt onder andere voor het besluit tot vaststelling van de jaarrekening (art. 2:210 lid 3 Burgerlijk Wetboek (BW), het besluit tot statutenwijziging (art. 2:231 BW) en goedkeuringsbesluiten die op grond van de statuten door de algemene vergadering dienen te worden genomen. Fysieke algemene vergaderingen kunnen vanwege de nieuwe maatregelen in ieder geval tot 1 juni 2020 niet plaatsvinden. Desalniettemin kan het wel noodzakelijk zijn om dergelijke te besluiten te nemen.

Virtuele of hybride aandeelhoudersvergadering

Het uitgangspunt is dat de algemene vergadering wordt gehouden in de plaats die in de statuten van de betreffende vennootschap is vermeld of in de gemeente waar deze vennootschap haar woonplaats heeft. Dat is de gemeente waar de statutaire zetel van de vennootschap is gelegen (art. 1:10 lid 2 BW). De algemene vergadering kan echter ook elders worden gehouden, mits alle vergadergerechtigden met de alternatieve vergaderlocatie hebben ingestemd en de bestuurders en – indien de vennootschap een raad van commissarissen heeft ingesteld – de commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid zijn gesteld om advies uit brengen (art. 2:226 lid 3 BW).

Maar kan deze alternatieve vergaderlocatie ook een volledig virtuele algemene vergadering zijn? De wet voorziet op dit moment (nog) niet in een volledig virtuele algemene vergadering. De wetgever beoogt nog steeds een fysieke vergadering. Sinds 2007 behoort een hybride algemene vergadering op grond van art. 2:227a BW wel tot de mogelijkheden. Dit wetsartikel opent de mogelijkheid om statutair op te nemen dat aandeelhouders via een elektronisch communicatiemiddel aan de aandeelhoudersvergadering kunnen deelnemen, daarin het woord kunnen voeren en het stemrecht kunnen uitoefenen Op deze wijze kan worden deelgenomen aan de vergadering zonder fysiek aanwezig te zijn. Aan een hybride algemene vergadering zijn wel een aantal voorwaarden verbonden. De aandeelhouder moet via het elektronisch communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd, de gehele vergadering ‘live’ kunnen volgen en het stemrecht kunnen uitoefenen. Tenzij de statuten anders bepalen, is het niet vereist dat de aandeelhouder kan deelnemen aan de beraadslaging (art. 2:227a BW). In de fysieke vergadering dienen de voorzitter, de bestuurders en de commissarissen in beginsel wel aanwezig te zijn. Bij of krachtens de statuten kunnen voorwaarden worden gesteld aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel. Denk daarbij aan het gebruik van bepaalde software, een elektronische handtekening of een bijdrage in de kosten die de vennootschap moet maken om de elektronische vergaderfaciliteiten in het leven te roepen. Deze voorwaarden mogen niet meer belastend zijn voor aandeelhouders dan noodzakelijk is voor een goed gebruik van het elektronisch communicatiemiddel. Het is dus wel van belang om de statuten van de vennootschap na te slaan op eventuele aanvullende voorwaarden aan het gebruik van elektronische communicatiemiddelen.

Kortom, het is onder bestaande wetgeving toegestaan om een aandeelhoudersvergadering te beleggen die aandeelhouders ‘live’ kunnen volgen, mits daar een statutaire grondslag voor is en een toereikende deelname aan de vergadering is gewaarborgd. Via digitale platformen zoals Skype, Facetime en Webex kunnen de aandeelhouders op afstand niet alleen de vergadering volgen, maar daarin ook het woord voeren. De identificatie verloopt via dergelijke platformen bovendien eenvoudiger, aangezien de voorzitter de aandeelhouders die op afstand zitten ook echt kan zien.

Besluitvorming buiten vergadering

Maar wat nu als een statutaire grondslag voor de elektronische deelname aan de algemene vergadering ontbreekt? In dat geval moeten eerst de statuten worden gewijzigd. Voor een dergelijke statutenwijziging moet er eerst een fysieke algemene vergadering plaatsvinden, hetgeen nu juist onwenselijk en onmogelijk is. Wellicht kan besluitvorming buiten vergadering uitkomst bieden (art. 2:238 BW). Voor besluitvorming buiten vergadering binnen de B.V. is geen statutaire grondslag vereist. Besluitvorming buiten vergadering vormt een uitzondering op het uitgangspunt dat besluiten tot stand komen als ‘vrucht van onderling overleg’. Daarom eist de wetgever voor deze vorm van besluitvorming dat alle vergadergerechtigden hiermee hebben ingestemd. Tenzij de statuten anders bepalen, kan de instemming ook elektronisch worden verleend. Een tweede vereiste voor besluitvorming buiten vergadering binnen de B.V. is dat de stemmen schriftelijk worden uitgebracht. Indien er meer aandeelhouders zijn en zij stemmen op andere wijze dan schriftelijk, bijvoorbeeld telefonisch, dan kan aan de schriftelijkheidseis worden voldaan door te vermelden op welke wijze iedereen heeft gestemd en het besluit schriftelijk vast te leggen. Tenzij de statuten anders bepalen, kunnen stemmen ook langs elektronische weg worden uitgebracht. Ook hier geldt dat bestuurders en commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid moeten worden gesteld om advies uit te brengen middels hun raadgevende stem (art. 2:238 lid 2 jo. 227 lid 7 BW). Bij deze wijze van besluitvorming is het dus evengoed van belang om de statuten van de B.V. te controleren.

De gevolgen van gebrekkige besluitvorming

Aandeelhoudersbesluiten dienen te worden genomen met inachtneming van de wettelijke en statutaire voorschriften. Er kunnen nadelige consequenties kleven aan gebreken in de besluitvorming. Een besluit is bijvoorbeeld vernietigbaar wanneer het is genomen in strijd met de wettelijke of statutaire bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelen (art. 2:15 lid 1 sub a BW). Onder deze categorie vallen onder meer besluiten die binnen de B.V. buiten vergadering zijn genomen, zonder dat de bestuurders en de commissarissen voorafgaand in de gelegenheid zijn gesteld advies uit te brengen. Een besluit kan ook nietig of non-existent zijn (art. 2:14 lid 1 BW). Voor het geval dat bij besluitvorming buiten vergadering niet is voldaan aan het vereiste dat de stemmen schriftelijk zijn uitgebracht wordt over het algemeen aangenomen dat het besluit non-existent of nietig is. Om te voorkomen dat een aandeelhoudersbesluit nietig of vernietigbaar is, is het dus wederom van belang om de statuten kritisch te bestuderen.

Heeft u vragen hierover, schroom dan niet om contact met ons op te nemen.

Meld u aan voor onze nieuwsbrieven