In eerdere blogs schreven we al over een dreigende aanbestedingsplicht voor woningcorporaties en de gevolgen daarvan. In dit blog zullen we ingaan op de gevolgen van de dreigende aanbestedingsplicht voor de raamovereenkomst.
Woningcorporaties maken regelmatig gebruik van raamovereenkomsten. Zo kunnen bijvoorbeeld (meerdere) aannemers worden gecontracteerd voor alle onderhoudswerkzaamheden gedurende een periode of (meerdere) loodgieters en elektriciens voor de benodigde installatietechniek. Een aanbestedingsplicht zal gevolgen hebben voor de wijze waarop deze raamovereenkomsten kunnen worden aangegaan.
Wat is een raamovereenkomst?
Een raamovereenkomst is een soort overheidsopdracht. Een overheidsopdracht is namelijk een opdracht voor werken, leveringen of diensten of een raamovereenkomst. Het verschil met de reguliere overheidsopdracht is dat de raamovereenkomst niet verplicht tot het uitvoeren van prestaties, maar de voorwaarden voor het uitvoeren van die mogelijke prestatie voor een bepaalde periode omschrijft. Anders dan bij een “gewone” overheidsopdracht, bestaat bij een raamovereenkomst dus geen verplichting voor het daadwerkelijk uitvoeren van de prestatie.
Omdat een raamovereenkomst gedurende een bepaalde periode de mededinging uitsluit (in geval van één raamcontractant) of sterk beperkt (in geval van meerdere raamcontractanten), moet de raamovereenkomst zelf worden aanbesteed en voldoen aan de volgende voorwaarden:
- Een maximale looptijd van 4 jaar. Een langere looptijd dan 4 jaar is alleen toelaatbaar wanneer de aanbestedende dienst dit vooraf goed motiveert.
- Vooraf moet de aanbestedende dienst de totale waarde van alle voorgenomen opdrachten binnen de raamovereenkomst ramen. Deze totale waarde geldt als een maximum: bij overschrijding ervan, ook voordat de looptijd van de raamovereenkomst is verstreken, sorteert de raamovereenkomst geen effect meer.
Met andere woorden: de raamovereenkomst is zowel in tijd als in omvang beperkt en hierbij geldt: op is op.
Hoe kun je een raamovereenkomst gebruiken?
Het gebruik van een raamovereenkomst ligt meer voor de hand als bepaalde aspecten, zoals exact productaantal of dienstenfrequentie, van een inkoopbehoefte nog onduidelijk zijn, maar wel al voldoende vast staat dat deze producten of diensten met enige regelmaat nodig zullen zijn. Denk bijvoorbeeld aan (spoed)reparaties of producten die met regelmaat moeten worden vervangen in en aan corporatiewoningen. In de raamovereenkomst kun je de voorwaarden die wel vooraf duidelijk zijn, zoals de omschrijving van de producten of diensten of de termijnen waarbinnen een product of dienst na aanvraag moet zijn geleverd vastleggen. Denk wel goed na voordat je een raamovereenkomst gebruikt, het is niet altijd de beste manier van contracteren.
Zoals gezegd moet je de totale waarde ramen van alle voorgenomen opdrachten gedurende de looptijd van de raamovereenkomst, inclusief alle opties en verlengingen hiervan en exclusief omzetbelasting. Het gaat hier dus om een plafondbedrag voor de optelsom van voorgenomen opdrachten binnen de raamovereenkomst. Raam niet te zuinig, maar let op: de inschatting moet wel redelijk en inzichtelijk zijn. Raamovereenkomsten mogen namelijk niet worden ingezet voor het beperken of vervalsen van de mededinging. Inschrijvers moeten bovendien een goed beeld kunnen krijgen van de omvang van de opdracht. Met andere woorden: een raamovereenkomst met een eindeloos hoog plafond is niet toelaatbaar.
Conclusie
Denk goed na voordat je een raamovereenkomst gebruikt. Het is niet altijd de meest geschikte vorm om aan de behoefte van de aanbestedende dienst te voldoen. Wanneer er bijvoorbeeld een partij van 23.000 stuks kantoormeubilair moet worden geleverd en misschien over 3 jaar nog een partij, ligt het meer voor de hand om twee losse aanbestedingen uit te schrijven en hierin alle voorwaarden vast te leggen.
In eerdere blogs schreven we al over een dreigende aanbestedingsplicht voor woningcorporaties en de gevolgen daarvan. In dit blog zullen we ingaan op de gevolgen van de dreigende aanbestedingsplicht voor de raamovereenkomst.
Woningcorporaties maken regelmatig gebruik van raamovereenkomsten. Zo kunnen bijvoorbeeld (meerdere) aannemers worden gecontracteerd voor alle onderhoudswerkzaamheden gedurende een periode of (meerdere) loodgieters en elektriciens voor de benodigde installatietechniek. Een aanbestedingsplicht zal gevolgen hebben voor de wijze waarop deze raamovereenkomsten kunnen worden aangegaan.
Wat is een raamovereenkomst?
Een raamovereenkomst is een soort overheidsopdracht. Een overheidsopdracht is namelijk een opdracht voor werken, leveringen of diensten of een raamovereenkomst. Het verschil met de reguliere overheidsopdracht is dat de raamovereenkomst niet verplicht tot het uitvoeren van prestaties, maar de voorwaarden voor het uitvoeren van die mogelijke prestatie voor een bepaalde periode omschrijft. Anders dan bij een “gewone” overheidsopdracht, bestaat bij een raamovereenkomst dus geen verplichting voor het daadwerkelijk uitvoeren van de prestatie.
Omdat een raamovereenkomst gedurende een bepaalde periode de mededinging uitsluit (in geval van één raamcontractant) of sterk beperkt (in geval van meerdere raamcontractanten), moet de raamovereenkomst zelf worden aanbesteed en voldoen aan de volgende voorwaarden:
- Een maximale looptijd van 4 jaar. Een langere looptijd dan 4 jaar is alleen toelaatbaar wanneer de aanbestedende dienst dit vooraf goed motiveert.
- Vooraf moet de aanbestedende dienst de totale waarde van alle voorgenomen opdrachten binnen de raamovereenkomst ramen. Deze totale waarde geldt als een maximum: bij overschrijding ervan, ook voordat de looptijd van de raamovereenkomst is verstreken, sorteert de raamovereenkomst geen effect meer.
Met andere woorden: de raamovereenkomst is zowel in tijd als in omvang beperkt en hierbij geldt: op is op.
Hoe kun je een raamovereenkomst gebruiken?
Het gebruik van een raamovereenkomst ligt meer voor de hand als bepaalde aspecten, zoals exact productaantal of dienstenfrequentie, van een inkoopbehoefte nog onduidelijk zijn, maar wel al voldoende vast staat dat deze producten of diensten met enige regelmaat nodig zullen zijn. Denk bijvoorbeeld aan (spoed)reparaties of producten die met regelmaat moeten worden vervangen in en aan corporatiewoningen. In de raamovereenkomst kun je de voorwaarden die wel vooraf duidelijk zijn, zoals de omschrijving van de producten of diensten of de termijnen waarbinnen een product of dienst na aanvraag moet zijn geleverd vastleggen. Denk wel goed na voordat je een raamovereenkomst gebruikt, het is niet altijd de beste manier van contracteren.
Zoals gezegd moet je de totale waarde ramen van alle voorgenomen opdrachten gedurende de looptijd van de raamovereenkomst, inclusief alle opties en verlengingen hiervan en exclusief omzetbelasting. Het gaat hier dus om een plafondbedrag voor de optelsom van voorgenomen opdrachten binnen de raamovereenkomst. Raam niet te zuinig, maar let op: de inschatting moet wel redelijk en inzichtelijk zijn. Raamovereenkomsten mogen namelijk niet worden ingezet voor het beperken of vervalsen van de mededinging. Inschrijvers moeten bovendien een goed beeld kunnen krijgen van de omvang van de opdracht. Met andere woorden: een raamovereenkomst met een eindeloos hoog plafond is niet toelaatbaar.
Conclusie
Denk goed na voordat je een raamovereenkomst gebruikt. Het is niet altijd de meest geschikte vorm om aan de behoefte van de aanbestedende dienst te voldoen. Wanneer er bijvoorbeeld een partij van 23.000 stuks kantoormeubilair moet worden geleverd en misschien over 3 jaar nog een partij, ligt het meer voor de hand om twee losse aanbestedingen uit te schrijven en hierin alle voorwaarden vast te leggen.