Op 15 januari 2024 werd het wetsvoorstel van de Wet digitale algemene vergadering rechtspersonen (het Wetsvoorstel) bij de Tweede Kamer ingediend. Het Wetsvoorstel beoogt, onder andere, Boek 2 en Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek (het BW) te wijzigen met het oog op het aanpassen van de regels inzake de digitale algemene vergadering van rechtspersonen en de regels voor digitale oproeping voor de algemene vergadering. Deze Insight beschrijft de achtergrond en hoofdlijnen van het Wetsvoorstel.

Huidige situatie

Momenteel laat de wet niet toe dat algemene vergaderingen volledig digitaal plaatsvinden. Er moet altijd een fysieke bijeenkomst worden gehouden. Het is wel mogelijk om een zogenaamde hybride algemene vergadering te houden. Hierbij wordt door middel van een elektronisch communicatiemiddel op afstand deelgenomen aan de fysieke bijeenkomst. In het Wetsvoorstel worden de regels voor hybride vergaderen en volledig digitaal vergaderen gelijkgetrokken.

Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid

De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid kende wel de mogelijkheid om algemene vergaderingen volledig digitaal te houden alsmede regels die het houden van hybride vergaderingen vereenvoudigden. Deze wettelijke regelingen golden tot 1 februari 2023.

Consulatie

De positieve ervaringen tijdens de coronacrisis met het houden van volledig digitale vergaderingen en de door zowel in de wetenschap als praktijk geuite wens om een permanente regeling voor digitaal vergaderen in te voeren, hebben tot een voorontwerp van het Wetsvoorstel geleid. Dit voorontwerp is van 10 december 2022 tot 7 februari 2023 geconsulteerd via www.internetconsultatie.nl. De consultatie heeft niet geleid tot wijzigingen die de kern van het voorontwerp raakten.

Het Wetsvoorstel

Het Wetsvoorstel is van toepassing op naamloze vennootschappen (de NV), Europese naamloze vennootschappen (de SE), besloten vennootschappen (de BV), verenigingen, verenigingen van eigenaren (de VvE), coöperaties, Europese coöperatieve vennootschappen (de SCE) en onderlinge waarborgmaatschappijen.

Blijkens de memorie van toelichting bij het Wetsvoorstel (de MvT) heeft het Wetsvoorstel als doel het gebruik van elektronische communicatiemiddelen bij algemene vergaderingen van privaatrechtelijke rechtspersonen te faciliteren en te normeren. Het Wetsvoorstel kent drie hoofdlijnen: (i) het introduceren van een facultatieve regeling voor het houden van een volledig digitale algemene vergadering; (ii) het stellen van (nadere) voorwaarden aan het houden van een hybride en volledige digitale vergadering; en (iii) het aanpassen van de oproepingsregels voor een algemene vergadering.

Het introduceren van een facultatieve regeling voor het houden van een volledig digitale algemene vergadering

Het Wetsvoorstel stelt keuzevrijheid bij de rechtspersoon voorop. Na inwerkingtreding van het Wetsvoorstel kan een algemene vergadering op drie manieren worden gehouden: middels een (i) fysieke vergadering; (ii) hybride vergadering; of (iii) volledig digitale vergadering.

Het stellen van (nadere) voorwaarden aan het houden van een hybride en volledige digitale vergadering

1. De eerste voorwaarde die gesteld wordt betreft de instemming van aandeelhouders en leden voor het houden van een volledig digitale vergadering: Het Wetsvoorstel veronderstelt een draagvlak voor het houden van een volledig digitale algemene vergadering bij een meerderheid van de aandeelhouders of leden. Voor NV’s en BV’s, SE’s, coöperaties, SCE’s en onderlinge waarborgmaatschappijen zal daarom een statutaire grondslag vereist zijn om een volledig digitale algemene vergadering te kunnen houden. Daarbij bepalen de rechtspersonen zelf de inhoud van de statutaire regeling.
   
   Een statutaire grondslag wordt geen vereiste bij verenigingen en VvE’s. Om het draagvlak onder de leden van verenigingen en VvE’s te waarborgen, stelt het Wetsvoorstel voor dat de algemene ledenvergadering een machtiging aan het bestuur kan verlenen om een hybride of volledig digitale algemene ledenvergadering te houden. Het voorschrift van een machtiging is van regelend recht: in de statuten kan hiervan worden afgeweken. De leden van verenigingen en VvE’s kunnen zelf de inhoud van de machtiging bepalen.

2. De tweede voorwaarde ziet toe op een volwaardige digitale participatie en bijbehorende interactie van leden en aandeelhouders alsof zij in de vergadering fysiek aanwezig zijn. Om hieraan te voldoen is in het Wetsvoorstel opgenomen dat de leden en aandeelhouders de vergadering rechtstreeks moeten kunnen volgen met beeld en geluid. Daarnaast moeten zij met beeld en geluid rechtstreeks kunnen deelnemen aan de beraadslaging.
3. De derde voorwaarde is dat de identiteit van de persoon die digitaal aan de vergadering deelneemt via het gebruikte elektronisch communicatiemiddel kan worden vastgesteld. Op welke manier de identificatie plaatsvindt is aan de rechtspersonen.
4. De laatste voorwaarde ziet toe op het uitoefenen van het stemrecht. Ten aanzien hiervan is in het Wetsvoorstel opgenomen dat aandeelhouders en leden rechtstreeks via een elektronisch communicatiemiddel het stemrecht moeten kunnen uitoefenen.

Het aanpassen van de oproepingsregels voor een algemene vergadering

Het Wetsvoorstel beoogt de regels voor digitale oproeping voor een algemene vergadering ook te vereenvoudigen en moderniseren. Nu is het zo dat alle rechtspersonen langs elektronische weg kunnen oproepen, tenzij de statuten anders bepalen. Daarnaast moet de degene (bijvoorbeeld de aandeelhouder, het lid of andere vergadergerechtigde) aan wie de oproeping wordt verzonden, hiermee ingestemd hebben. In het Wetsvoorstel is dit instemmingsvereiste komen te vervallen. Daarnaast is een niet-beursgenoteerde NV verplicht de oproeping aan te kondigen in een landelijk verspreid dagblad. Ook dit vereiste komt te vervallen. Het Wetsvoorstel bepaalt dat de oproeping ook mag plaatsvinden door een langs elektronische weg openbaar gemaakte aankondiging, die tot aan de algemene vergadering rechtstreeks en permanent toegankelijk is. Met andere woorden, de oproep voor een algemene vergadering kan op de website van de NV worden geplaatst.

Voor alle rechtspersonen gaat gelden dat wanneer de algemene vergadering hybride of volledig digitaal plaatsvindt, de oproeping de procedure voor deelname aan de algemene vergadering en het uitoefenen van het stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel moet vermelden. Gedacht wordt hierbij, bijvoorbeeld, aan informatie over welke applicatie of website wordt gebruikt en hoe er gestemd kan worden.

Voordelen

In de MvT worden een aantal voordelen van het Wetsvoorstel benoemd. Zo blijft het ondernemings- en rechtspersonenrecht door invoering van de mogelijkheid tot het houden van een volledig digitale algemene vergadering flexibel en bij de tijd. Ook sluit de wetgever niet uit dat wanneer een algemene vergadering volledig digitaal plaatsvindt (en daarmee plaats onafhankelijk is geworden), meer aandeelhouders en leden zullen deelnemen dan wanneer er een fysieke vergadering zou plaatsvinden. Leden en aandeelhouders sparen reistijd uit en de rechtspersoon spaart kosten uit nu, bijvoorbeeld, geen zaal meer hoeft te worden gehuurd waar de vergadering kan plaatsvinden. Een bijkomend maar niet minder belangrijk voordeel is dat doordat reizen minder nodig zal zijn, de volledig digitale algemene vergadering ook nog eens een duurzaam alternatief is.

Overgangsrecht

Het Wetsvoorstel voorziet in een vijftal overgangsrechtelijke bepalingen:

1. een oproep die is gedaan voor de inwerkingtreding van de Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen (de Wet) blijft daarna geldig mits deze oproep voldeed aan de op dat moment geldende wettelijke eisen;
2. de algemene vergadering van een rechtspersoon, die na het vervallen van de Tijdelijke Wet Covid-19 is doorgegaan met het houden van volledig digitale algemene vergaderingen, kan, onder bepaalde voorwaarden, de ontstane nietigheid of vernietigbaarheid van besluiten die genomen zijn in een dergelijke volledig digitale algemene vergadering, wegnemen.
   
   Deze overgangsrechtelijke bepaling was niet opgenomen in het voorontwerp van het Wetsvoorstel. Op welke wijze het “wegnemen” moet gebeuren wordt in de huidige tekst van het Wetsvoorstel niet vermeld. Het lijkt hier om een omissie te gaan omdat in de MvT wordt opgemerkt dat ‘omwille van de eenvoud is in de wettekst gekozen voor de term “bekrachtigen” ‘. De MvT vervolgt dat deze bekrachtiging zou moeten plaatsvinden via de algemene vergadering.

3. een statutaire bepaling die naar een vóór de inwerkingtreden van de Wet geldend wetsartikel verwijst of de zakelijke inhoud daarvan weergeeft, wordt ná inwerkingtreding van de Wet geacht te verwijzen naar de nieuwe wettelijke bepaling, tenzij dit niet in overeenstemming is met de strekking van de bepaling;
4. de rechtspersoon kan tot een jaar na inwerkingtreding van de Wet een algemene vergadering houden overeenkomstig de wet en de statuten zoals die luidden voor de inwerkingtreding van de Wet; en
5. een (bestaande) statutaire bepaling van een vereniging of VvE die ziet op het uitoefenen van het stemrecht langs elektronische weg of deelname van de stemgerechtigde via een elektronisch communicatiemiddel aan de beraadslaging, wordt na inwerkingtreding van de Wet in principe ook geacht te gelden in het geval van een volledig digitale algemene vergadering.

Het Wetsvoorstel komt tegemoet aan de breed gedragen wens om volledig digitaal een algemene vergadering te kunnen houden. Naast het feit dat dit geen verplichting wordt maar een keuze van de rechtspersoon, biedt het Wetsvoorstel ook op andere punten flexibiliteit voor rechtspersonen over hoe zij in de toekomst hun hybride of volledig digitale algemene vergaderingen gaan houden.

Wij zullen de verdere behandeling van het Wetsvoorstel op de voet volgen en houden u graag op de hoogte van de voortgang.