Procesbesluiten, oftewel: besluiten van een bestuursorgaan om een rechtsmiddel aan te wenden. Hiermee krijgt een gemeente bijvoorbeeld te maken wanneer het verweer wil gaan voeren tegen een dagvaarding waarmee het aansprakelijk is gesteld vanwege een onrechtmatig handelen. Wij merken dat er in de praktijk veel vragen zijn over procesbesluiten. Hoe zat het ook alweer? Is het nemen van een procesbesluit echt nodig? In dit deel van de blogreeks over procesbesluiten bij civiel procederen gaan wij hierop in en formuleren wij 4 concrete tips bij het opstellen van een procesbesluit in de civiele procedure:

1. Wat neem je in een procesbesluit op
2. Update verouderde procesbesluiten
3. Regel een mandaat
4. Combineer het besluit met de vertegenwoordigingsbevoegdheid

Gezien de verschillen tussen procesbesluiten in de civiele en bestuursrechtelijke procedure gaan wij in een apart blog in op de spelregels voor een procesbesluit in de bestuursrechtelijke procedure.

Juridisch kader

De noodzaak tot het nemen van een procesbesluit kan worden teruggevonden in artikel 160, eerste lid, onder e, Gemeentewet. Op grond van deze bepaling is het college van burgemeester en wethouders – voor zover voor de bestuursrechtelijke procedure van belang – bevoegd om namens de gemeente te besluiten tot rechtsgedingen of handelingen ter voorbereiding daarop. Artikel 158 Provinciewet en artikel 77 (jo. artikel 83) Waterschapswet bevatten soortgelijke bepalingen voor het college van gedeputeerde staten en het dagelijks bestuur van het waterschap.

Civiele rechter is soepel

In de civiele procedure geldt het vereiste voor het opstellen van een procesbesluit zowel voor het besluit tot het starten van een procedure (dagvaarden of kort geding), als bij het voeren van verweer (conclusie van antwoord). In tegenstelling tot het bestuursrecht gaat de civiele rechter al veel langere tijd minder strikt om met de eis van het tijdig overleggen van een procesbesluit. In 2000 oordeelde de Hoge Raad al dat het besluit tot instellen van een rechtsmiddel op een later moment kan worden bekrachtigd.

Toch gaat het ook wel eens mis. Zo werd in een procedure bij het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden een bestuursorgaan niet-ontvankelijk verklaard omdat er geen procesbesluit was overgelegd.

Kortom: de civiele procedure kent een ruime herstelmogelijkheid voor procesbesluiten. Zelfs als een gemeente dit vergeet of de rechter hier niet naar vraagt, dan stapt de civiele rechter vrij gemakkelijk over dit gebrek heen. Hier lijkt het uitgangspunt dat zolang er niemand ‘piept’ er weinig aan de hand is. Om het zekere voor het onzekere te nemen, raden wij gemeenten toch altijd aan om bij het eerste processtuk een procesbesluit bij te voegen. Of om deze tijdens de zitting achter de hand te hebben. Better safe than sorry…

Tips voor het opstellen van het procesbesluit

Hierna geven wij 4 tips voor het opstellen van procesbesluiten in de civiele procedure.

Tip 1: Wat regel je in een procesbesluit
Voor het nemen van een procesbesluit in de civiele procedure gelden geen vormvereisten. In ieder geval lijkt het ons aangewezen dat daarin wordt opgenomen dat er:

1. namens het college;
2. gelet op welke vordering er een rechtsmiddel wordt ingesteld of verweer wordt gevoerd;
3. als door een gemachtigde (advocaat) wordt geprocedeerd, welke proceshandelingen de gemachtigde mag verrichten. Dit laatste kan worden ondervangen met een ruime formulering zoals “het verrichten van alle noodzakelijke proceshandelingen, waaronder doch niet uitsluitend (…).’’

Tip 2: Verouderde procesbesluiten
Indien er gebruik wordt gemaakt van oudere procesbesluiten (voor 1 januari 2020) dan is het goed om na te gaan of er een update nodig is. Dit om de reden dat het besluit tot rechtsgedingen eerder was opgenomen in artikel 160, eerste lid, onder f, Gemeentewet. Voortaan staat dit in sub e (Stb 2019, 173).

Tip 3: Regel een mandaat
Het college heeft de mogelijkheid om de bevoegdheid tot het nemen van een procesbesluit op te dragen aan daartoe aangewezen ambtenaren. Zeker in spoedeisende gevallen (voor het aanvragen van een kort geding) is het aangewezen om de bevoegdheid tot het nemen van procesbesluiten in je mandaatregister op te nemen. Zo voorkom je als bestuursorgaan dat je tot na het reces moet wachten tot je een procedure in gang kunt zetten! Houd ook in de gaten dat het soms nodig is om het mandaatregister te updaten.

Tip 4: Handtekening burgemeester
In civiele procedures moet onderscheid worden gemaakt tussen besluiten die voorafgaand aan de procedure nodig zijn en besluiten die tijdens de procedure genomen moeten worden.

1. Procesbesluit, waartoe het college bevoegd is (artikel 160, eerste lid onder 2, Gemeentewet). Dit besluit dient formeel genomen te worden voordat de eerste rechtshandeling wordt verricht.
2. Vertegenwoordigingsbevoegdheid van de burgemeester (artikel 171, eerste lid, Gemeentewet). Deze hoeft pas tijdens de procedure vast te komen staan. Deze bevoegdheid kan bijvoorbeeld zien op het woord voeren ter zitting (wat advocaten zonder machtiging kunnen doen), maar ook op het mogen voeren van schikkingsonderhandelingen namens de gemeente. Ook de vertegenwoordigingshandeling kan op grond van 171, tweede lid, Gemeentewet worden opgedragen aan een door hem aan te wijzen persoon.

Wij merken dat deze wel eens door elkaar worden gehaald. Hoewel het in theorie om twee aparte besluiten gaat, adviseren wij om in één besluit een procesbesluit te nemen en gelijktijdig de vertegenwoordigingsbevoegdheid te regelen. Op dat moment moet in het besluit dan zowel artikel 160, eerste lid onder e, als artikel 170, eerste lid, Gemeentewet worden genoemd en wordt een handtekening geplaatst door het college én de burgemeester.

Tot slot

Wij hopen dat wij met dit blog meer duidelijkheid hebben geboden over (het belang van) procesbesluiten in het civiele recht. Mocht u naar aanleiding van dit blog vragen hebben of interesse hebben dat wij voor uw gemeente een format voor een procesbesluit opstellen dan horen wij dit graag.