In januari van vorig jaar werd het wetsvoorstel Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen (het Wetsvoorstel) bij de Tweede Kamer ingediend. Het Wetsvoorstel beoogt, onder andere, Boek 2 en Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek (het BW) te wijzigen om volledig digitale algemene vergaderingen mogelijk te maken. Wij verwijzen u graag naar onze eerdere Insight waarin het Wetsvoorstel nader wordt besproken.
In deze Insight lichten wij de belangrijkste punten toe uit een officiële toelichting (de Nota) van de Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid (de Staatssecretaris). In deze toelichting beantwoordt de Staatssecretaris vragen en opmerkingen van de Tweede Kamer over het wetsvoorstel.
De Nota
De Nota is een schriftelijke reactie van de Staatssecretaris op vragen en zorgen van Kamerleden over het Wetsvoorstel. Deze vragen zijn eerder verzameld in een verslag van de vaste commissie voor Justitie en Veiligheid (het Verslag), dat in maart 2024 is gepubliceerd. Met de Nota krijgen Kamerleden meer duidelijkheid over het wetsvoorstel voordat ze erover debatteren en stemmen.
Er zijn in het Verslag vier onderwerpen te onderscheiden waar meerdere fracties vragen over hebben gesteld:
- het waarborgen van de interactie tussen het bestuur en de of aandeelhouders in een (volledig) digitale vergadering;
- geen versterkte meerderheid van stemmen nodig om digitaal vergaderen mogelijk te maken;
- rekening houden met leden of aandeelhouders die minder digitaal vaardig zijn; en
- geen noodregeling voor digitaal vergaderen zonder statutaire grondslag of een machtiging.
Het waarborgen van de interactie tussen het bestuur en de leden of aandeelhouders in een (volledig) digitale vergadering
De Staatssecretaris erkent dat de kwaliteit van besluitvorming valt of staat met een zorgvuldig afwegingsproces. Daarom is het van belang dat interactie tussen bestuur en leden of . aandeelhouders kan plaatsvinden. Om dit te waarborgen is in de voorgestelde artikelen 2:117a en 2:227a BW opgenomen dat de leden of aandeelhouders rechtstreeks het stemrecht kunnen uitoefenen en via beeld en geluid rechtstreeks kennis kunnen nemen van de discussie en hieraan kunnen deelnemen.
Verdere waarborgen zijn te vinden in de artikelen 2:107 lid 2, 2:8 en 2:15 BW (die overigens ook gelden voor fysieke en hybride vergaderingen). Op grond van artikel 2:107 lid 2 BW is het bestuur verplicht de leden dan wel aandeelhouders alle verlangde informatie te verschaffen, tenzij een zwaarwichtig belang der vennootschap zich daartegen verzet. Als een bestuurslid deelnemers aan de algemene vergadering stelselmatig negeert of vragen structureel niet beantwoordt, kan dit een schending van de informatieplicht van 2:207 lid 2 BW zijn. Ook zou er, onder omstandigheden, sprake kunnen zijn van handelen in strijd met de redelijkheid en billijkheid in de zin van artikel 2:8 BW. In de gevallen dat sprake is van een schending van de informatieplicht of de redelijkheid en billijkheid kan een besluit op grond van artikel 2:15 lid 1 BW vernietigbaar zijn.
Tot slot benadrukt de Staatssecretaris dat op de rechtspersonen een inspanningsplicht rust om alle deelnemers volwaardig te laten participeren. Hieronder valt ook de meer praktische kant: op grond van het Wetsvoorstel moet in de oproeping vermeld worden hoe gestemd en deelgenomen kan worden. Dit kan bijvoorbeeld door in de oproeping te vermelden welke applicatie wordt gebruikt of op welke website moet worden ingelogd. De oproeping zou ook een kunnen link bevatten naar voor de te houden vergadering relevante stukken en informatie.
Geen versterkte meerderheid van stemmen nodig om digitaal vergaderen mogelijk te maken
Op grond van het Wetsvoorstel moeten leden dan wel aandeelhouders instemmen met het houden van een volledig digitale vergadering. Bij de N.V., B.V., Coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij is hiervoor een statutenwijziging vereist. Voor de N.V. en de B.V. geldt dat dit besluit met een gewone meerderheid kan worden genomen, tenzij de statuten anders bepalen. Voor de Coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij is in principe een gekwalificeerde meerderheid van ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen vereist, tenzij de statuten anders bepalen.
Om het houden van volledig digitale vergaderingen laagdrempelig te houden en verenigingen niet met extra kosten te belasten, bepaalt het Wetsvoorstel dat bij verenigingen bij gewone meerderheid besloten kan worden of er volledig digitaal vergaderd kan worden.
Naar aanleiding van vragen in het Verslag licht de Staatssecretaris toe waarom in het Wetsvoorstel niet is gekozen de vereiste statutenwijziging of toestemming van de leden dwingend te onderwerpen aan een gekwalificeerde meerderheid of unanimiteit. De gedachte is dat het in de eerste plaats aan de rechtspersoon zelf is om te bepalen hoe besloten kan worden om al dan niet volledig digitaal te vergaderen waarbij ruimte is voor maatwerk. Zo zouden statuten kunnen bepalen dat alleen tot volledig digitaal vergaderen besloten kan worden met een gekwalificeerde meerderheid of unanimiteit. Verder zal de rechtspersoon, wanneer zij de aandeelhouders of leden informeert over het voorgenomen besluit tot volledig digitaal vergaderen, moeten toelichten (voor zover van toepassing) onder welke voorwaarden en omstandigheden en voor welke besluiten volledig digitaal vergaderen van toepassing gaat zijn.
Rekening houden met leden of aandeelhouders die minder digitaal vaardig zijn
De memorie van toelichting bij het Wetsvoorstel (de MvT) vermeldt dat circa 21% van de Nederlanders minder digitaal vaardig zijn. Een aantal fracties vragen zich af of en hoe dit probleem wordt geadresseerd.
Met name bij VvE-vergaderingen zou dit een rol kunnen spelen. In de MvT wordt opgemerkt dat verenigingen en VvE’s op grond van 2:8 BW (redelijkheid en billijkheid) al rekening moeten houden met leden die minder digitaal vaardig zijn bij de afweging om volledig digitaal te vergaderen.
De Staatssecretaris merkt in de eerste plaats op dat het aan de rechtspersoon in kwestie is om te besluiten tot het houden van een volledig digitale algemene vergadering. Hiervoor is, zoals hierboven al werd uiteengezet, tenminste een meerderheidsbesluit of de machtiging van een meerderheid van de leden vereist. Voorstelbaar is, aldus de Staatssecretaris, dat een algemene ledenvergadering bepaalt dat alleen tot digitaal vergaderen wordt overgegaan als alle leden hiermee instemmen. Het Wetsvoorstel biedt immers ruimte voor maatwerk.
In de tweede plaats geldt dat er volwaardig deelgenomen moet kunnen worden aan de vergadering. De Staatssecretaris stelt dat er op grond van artikel 2:8 BW een inspanningsverplichting rust op degene die de volledige digitale vergadering bijeenroept, om de digitaal minder vaardige leden in staat te stellen deel te nemen aan de vergadering. Aan deze inspanningsverplichting kan invulling worden gegeven door (i) praktische hulp te verlenen, bijvoorbeeld dat iemand ter plekke hulp krijgt; of (ii) duidelijke instructies te geven. Deze inspanningsverplichting van de vereniging/VvE zou door de algemene vergadering in de machtiging tot het houden van een volledig digitale vergadering kunnen worden opgenomen.
Tot slot wijst de Staatssecretaris op verschillende maatregelen die de regering, buiten het Wetsvoorstel om, treft ter bevordering van het digitaal vaardiger maken van Nederland.
Geen noodregeling voor digitaal vergaderen zonder statutaire grondslag of een machtiging
Uit het Verslag blijkt dat meerdere fracties zich afvragen waarom in het Wetsvoorstel geen regeling is opgenomen die het in bepaalde (nood)situaties mogelijk maakt een volledig digitale algemene vergadering te houden zonder dat hiervoor een statutaire grondslag is of een machtiging is afgegeven. Hierbij wordt verwezen naar de noodregeling zoals die was opgenomen in de Tijdelijke Wet Covid-19 Justitie en Veiligheid.
In de Nota valt te lezen dat dit te maken heeft met het feit dat momenteel de herziening van het noodstaatsrecht wordt onderzocht. Onderdeel daarvan is de vraag of er een noodregeling moet komen voor het houden van volledig digitale vergaderingen en zo ja, onder welke voorwaarden. De Staatssecretaris sluit niet uit dat de regeling zoals opgenomen in de Tijdelijke Wet Covid-19 Justitie en Veiligheid daarbij als basis kan dienen. Ook zal gekeken worden of er nog andere noodvoorzieningen gewenst zijn. Ter voorkoming van versnippering en incoherentie van het staatsnoodrecht is ervoor gekozen om in het Wetsvoorstel geen noodregeling op te nemen.
Voortgang
Tot zover de bespreking van de belangrijkste punten uit de Nota. Het Wetsvoorstel staat op de agenda voor plenair debat in week 14 van 2025. Wij houden u graag op de hoogte van de verdere voortgang.
In januari van vorig jaar werd het wetsvoorstel Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen (het Wetsvoorstel) bij de Tweede Kamer ingediend. Het Wetsvoorstel beoogt, onder andere, Boek 2 en Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek (het BW) te wijzigen om volledig digitale algemene vergaderingen mogelijk te maken. Wij verwijzen u graag naar onze eerdere Insight waarin het Wetsvoorstel nader wordt besproken.
In deze Insight lichten wij de belangrijkste punten toe uit een officiële toelichting (de Nota) van de Staatssecretaris van Justitie en Veiligheid (de Staatssecretaris). In deze toelichting beantwoordt de Staatssecretaris vragen en opmerkingen van de Tweede Kamer over het wetsvoorstel.
De Nota
De Nota is een schriftelijke reactie van de Staatssecretaris op vragen en zorgen van Kamerleden over het Wetsvoorstel. Deze vragen zijn eerder verzameld in een verslag van de vaste commissie voor Justitie en Veiligheid (het Verslag), dat in maart 2024 is gepubliceerd. Met de Nota krijgen Kamerleden meer duidelijkheid over het wetsvoorstel voordat ze erover debatteren en stemmen.
Er zijn in het Verslag vier onderwerpen te onderscheiden waar meerdere fracties vragen over hebben gesteld:
- het waarborgen van de interactie tussen het bestuur en de of aandeelhouders in een (volledig) digitale vergadering;
- geen versterkte meerderheid van stemmen nodig om digitaal vergaderen mogelijk te maken;
- rekening houden met leden of aandeelhouders die minder digitaal vaardig zijn; en
- geen noodregeling voor digitaal vergaderen zonder statutaire grondslag of een machtiging.
Het waarborgen van de interactie tussen het bestuur en de leden of aandeelhouders in een (volledig) digitale vergadering
De Staatssecretaris erkent dat de kwaliteit van besluitvorming valt of staat met een zorgvuldig afwegingsproces. Daarom is het van belang dat interactie tussen bestuur en leden of . aandeelhouders kan plaatsvinden. Om dit te waarborgen is in de voorgestelde artikelen 2:117a en 2:227a BW opgenomen dat de leden of aandeelhouders rechtstreeks het stemrecht kunnen uitoefenen en via beeld en geluid rechtstreeks kennis kunnen nemen van de discussie en hieraan kunnen deelnemen.
Verdere waarborgen zijn te vinden in de artikelen 2:107 lid 2, 2:8 en 2:15 BW (die overigens ook gelden voor fysieke en hybride vergaderingen). Op grond van artikel 2:107 lid 2 BW is het bestuur verplicht de leden dan wel aandeelhouders alle verlangde informatie te verschaffen, tenzij een zwaarwichtig belang der vennootschap zich daartegen verzet. Als een bestuurslid deelnemers aan de algemene vergadering stelselmatig negeert of vragen structureel niet beantwoordt, kan dit een schending van de informatieplicht van 2:207 lid 2 BW zijn. Ook zou er, onder omstandigheden, sprake kunnen zijn van handelen in strijd met de redelijkheid en billijkheid in de zin van artikel 2:8 BW. In de gevallen dat sprake is van een schending van de informatieplicht of de redelijkheid en billijkheid kan een besluit op grond van artikel 2:15 lid 1 BW vernietigbaar zijn.
Tot slot benadrukt de Staatssecretaris dat op de rechtspersonen een inspanningsplicht rust om alle deelnemers volwaardig te laten participeren. Hieronder valt ook de meer praktische kant: op grond van het Wetsvoorstel moet in de oproeping vermeld worden hoe gestemd en deelgenomen kan worden. Dit kan bijvoorbeeld door in de oproeping te vermelden welke applicatie wordt gebruikt of op welke website moet worden ingelogd. De oproeping zou ook een kunnen link bevatten naar voor de te houden vergadering relevante stukken en informatie.
Geen versterkte meerderheid van stemmen nodig om digitaal vergaderen mogelijk te maken
Op grond van het Wetsvoorstel moeten leden dan wel aandeelhouders instemmen met het houden van een volledig digitale vergadering. Bij de N.V., B.V., Coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij is hiervoor een statutenwijziging vereist. Voor de N.V. en de B.V. geldt dat dit besluit met een gewone meerderheid kan worden genomen, tenzij de statuten anders bepalen. Voor de Coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij is in principe een gekwalificeerde meerderheid van ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen vereist, tenzij de statuten anders bepalen.
Om het houden van volledig digitale vergaderingen laagdrempelig te houden en verenigingen niet met extra kosten te belasten, bepaalt het Wetsvoorstel dat bij verenigingen bij gewone meerderheid besloten kan worden of er volledig digitaal vergaderd kan worden.
Naar aanleiding van vragen in het Verslag licht de Staatssecretaris toe waarom in het Wetsvoorstel niet is gekozen de vereiste statutenwijziging of toestemming van de leden dwingend te onderwerpen aan een gekwalificeerde meerderheid of unanimiteit. De gedachte is dat het in de eerste plaats aan de rechtspersoon zelf is om te bepalen hoe besloten kan worden om al dan niet volledig digitaal te vergaderen waarbij ruimte is voor maatwerk. Zo zouden statuten kunnen bepalen dat alleen tot volledig digitaal vergaderen besloten kan worden met een gekwalificeerde meerderheid of unanimiteit. Verder zal de rechtspersoon, wanneer zij de aandeelhouders of leden informeert over het voorgenomen besluit tot volledig digitaal vergaderen, moeten toelichten (voor zover van toepassing) onder welke voorwaarden en omstandigheden en voor welke besluiten volledig digitaal vergaderen van toepassing gaat zijn.
Rekening houden met leden of aandeelhouders die minder digitaal vaardig zijn
De memorie van toelichting bij het Wetsvoorstel (de MvT) vermeldt dat circa 21% van de Nederlanders minder digitaal vaardig zijn. Een aantal fracties vragen zich af of en hoe dit probleem wordt geadresseerd.
Met name bij VvE-vergaderingen zou dit een rol kunnen spelen. In de MvT wordt opgemerkt dat verenigingen en VvE’s op grond van 2:8 BW (redelijkheid en billijkheid) al rekening moeten houden met leden die minder digitaal vaardig zijn bij de afweging om volledig digitaal te vergaderen.
De Staatssecretaris merkt in de eerste plaats op dat het aan de rechtspersoon in kwestie is om te besluiten tot het houden van een volledig digitale algemene vergadering. Hiervoor is, zoals hierboven al werd uiteengezet, tenminste een meerderheidsbesluit of de machtiging van een meerderheid van de leden vereist. Voorstelbaar is, aldus de Staatssecretaris, dat een algemene ledenvergadering bepaalt dat alleen tot digitaal vergaderen wordt overgegaan als alle leden hiermee instemmen. Het Wetsvoorstel biedt immers ruimte voor maatwerk.
In de tweede plaats geldt dat er volwaardig deelgenomen moet kunnen worden aan de vergadering. De Staatssecretaris stelt dat er op grond van artikel 2:8 BW een inspanningsverplichting rust op degene die de volledige digitale vergadering bijeenroept, om de digitaal minder vaardige leden in staat te stellen deel te nemen aan de vergadering. Aan deze inspanningsverplichting kan invulling worden gegeven door (i) praktische hulp te verlenen, bijvoorbeeld dat iemand ter plekke hulp krijgt; of (ii) duidelijke instructies te geven. Deze inspanningsverplichting van de vereniging/VvE zou door de algemene vergadering in de machtiging tot het houden van een volledig digitale vergadering kunnen worden opgenomen.
Tot slot wijst de Staatssecretaris op verschillende maatregelen die de regering, buiten het Wetsvoorstel om, treft ter bevordering van het digitaal vaardiger maken van Nederland.
Geen noodregeling voor digitaal vergaderen zonder statutaire grondslag of een machtiging
Uit het Verslag blijkt dat meerdere fracties zich afvragen waarom in het Wetsvoorstel geen regeling is opgenomen die het in bepaalde (nood)situaties mogelijk maakt een volledig digitale algemene vergadering te houden zonder dat hiervoor een statutaire grondslag is of een machtiging is afgegeven. Hierbij wordt verwezen naar de noodregeling zoals die was opgenomen in de Tijdelijke Wet Covid-19 Justitie en Veiligheid.
In de Nota valt te lezen dat dit te maken heeft met het feit dat momenteel de herziening van het noodstaatsrecht wordt onderzocht. Onderdeel daarvan is de vraag of er een noodregeling moet komen voor het houden van volledig digitale vergaderingen en zo ja, onder welke voorwaarden. De Staatssecretaris sluit niet uit dat de regeling zoals opgenomen in de Tijdelijke Wet Covid-19 Justitie en Veiligheid daarbij als basis kan dienen. Ook zal gekeken worden of er nog andere noodvoorzieningen gewenst zijn. Ter voorkoming van versnippering en incoherentie van het staatsnoodrecht is ervoor gekozen om in het Wetsvoorstel geen noodregeling op te nemen.
Voortgang
Tot zover de bespreking van de belangrijkste punten uit de Nota. Het Wetsvoorstel staat op de agenda voor plenair debat in week 14 van 2025. Wij houden u graag op de hoogte van de verdere voortgang.